Nous recrutons pour notre client basé à Casablanca une Office Administrative Manager Parfaitement Anglophone.

Missions:

• Coordonner et offrir un excellent service client y compris accueil téléphonique et accueil sur place de tous les visiteurs et clients
• Etre responsable de toutes les réservations des salles de réunion du jour, des annulations et des modifications du planning des réunions, en étroite collaboration avec les autres assistantes de direction
• Assurer une liaison étroite avec les membres du cabinet et plus précisément les autres assistantes de direction pour s'assurer que tous les visiteurs reçoivent un accueil professionnel et agréable à tout moment.
• Coordonner les installations quotidiennes IT et téléphonie.
• Fournir un service administratif aux visiteurs et aux membres du cabinet, au besoin (Photocopie, impressions de documents et télécopie) et s’assurer de la distribution des courriers et documents reçus en temps réel
• Maintenir des normes élevées d'entretien et de présentation de la réception et des salles de réunion, en veillant à ce que des contrôles réguliers soient effectués tout au long de la journée et que les exigences de nettoyage soient signalés rapidement et efficacement
• Veiller au maintien permanent d’une image professionnelle et une présentation impeccable en tout temps.
• S’assurer que toutes les demandes des clients externes et internes sont traitées rapidement en garantissant une liaison étroite avec toutes les parties concernées au sein de la structure.
• Utiliser les modèles de la structure en matière de système de classement virtuel et de la documentation de la réception, comme spécifié et accomplir toute autre tâche liée à la réception tel que requise.

• De formation Bac+3 / Bac+4, ayant une expérience entre 3 ans et 5 ans dans un poste similaire.
• Parfaitement francophone & anglophone
• Mature, flexible et polyvalente, avec une attitude «capable de faire» et la capacité de superviser et de coordonner les différentes activités au niveau de la réception, sous pression.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de résolutions de situations imprévisibles sont requises pour pouvoir assurer la liaison avec différents niveaux hiérarchiques mais aussi avec les visiteurs et clients
• Excellentes compétences de coordination des activités et tâches quotidiennes de manière indépendante.
• Excellente capacité de répondre aux différentes demandes au niveau de la réception.
• Excellentes compétences en communication et en organisation avec une excellente manière téléphonique et la capacité de projeter une image professionnelle sans faille à tout moment.
• Connaissance approfondie de MS office (word, outlook, excel et powerpoint).